Kunden betalar inte fakturan — Vad gör du?

Det är en av de mest frustrerande situationerna som företagare: du har utfört jobbet, skickat fakturan och väntar på betalning — men pengarna kommer aldrig. Obetalda fakturor är ett av de vanligaste problemen för svenska småföretag, och konsekvenserna kan bli allvarliga. Ditt eget kassaflöde påverkas, du kanske inte kan betala dina egna leverantörer eller löner, och i värsta fall hotas hela verksamheten.

Men det finns en tydlig handlingsplan. I den här guiden går vi igenom exakt vad du ska göra steg för steg — från första påminnelsen till rättsliga åtgärder — och hur du kan förebygga problemet helt med hjälp av factoring.

Steg 1: Kontakta kunden direkt

Ibland handlar det om ett enkelt misstag. Fakturan kan ha hamnat i skräpposten, referensnumret kan vara fel, eller rätt person har inte fått den. Börja alltid med ett vänligt samtal eller mejl. Fråga om de har mottagit fakturan och om det finns några oklarheter. I många fall löser sig betalningen redan här.

Dokumentera alltid din kontakt. Spara mejl och anteckna telefonsamtal med datum, tid och vad som sades. Denna dokumentation kan bli viktig om ärendet eskalerar till inkasso eller rättslig process.

Steg 2: Skicka en formell betalningspåminnelse

Om den personliga kontakten inte ger resultat, skicka en skriftlig betalningspåminnelse. Du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor. Ange tydligt det ursprungliga fakturanumret, beloppet, förfallodatum och nytt sista betalningsdatum. Ge kunden 10–14 dagar att betala.

I påminnelsen bör du även nämna att dröjsmålsränta tillkommer enligt räntelagen om betalning inte sker i tid. Det signalerar att du tar situationen på allvar utan att vara onödigt konfrontativ.

Steg 3: Ta ut dröjsmålsränta

Enligt räntelagen har du rätt att ta ut dröjsmålsränta från och med dagen efter förfallodatum. Om ni inte avtalat om en specifik ränta gäller referensräntan plus 8 procentenheter. Under 2026 innebär det en dröjsmålsränta på cirka 10–11 procent per år.

Dröjsmålsräntan är inte bara en inkomst — den är ett incitament för kunden att prioritera din faktura. Var noga med att specificera räntebeloppet tydligt i din nästa kontakt med kunden.

Steg 4: Anlita inkasso

Om kunden fortfarande inte betalar efter påminnelse och rimlig väntetid är det dags att lämna ärendet till ett inkassobolag. Inkassobolaget skickar inkassokrav och lägger på lagstadgade inkassokostnader (180 kr för krav under 500 kr, 450 kr för krav över 500 kr). Du kan läsa mer om skillnaderna i vår guide factoring vs inkasso.

Inkassoprocessen kan dock vara långdragen och det finns ingen garanti att du får betalt. Om kunden är på obestånd kan fordran bli värdelös. Dessutom kostar inkasso dig tid och energi som du hellre lägger på kärnverksamheten.

Steg 5: Ansök om betalningsföreläggande

Om inkassoprocessen inte ger resultat kan du vända dig till Kronofogdemyndigheten och ansöka om betalningsföreläggande. Det kostar 300 kr i ansökningsavgift. Kronofogden skickar ett föreläggande till kunden, som då har möjlighet att bestrida kravet inom en viss tid.

Om kunden inte bestrider får du en exekutionstitel och Kronofogden kan driva in skulden genom utmätning. Om kunden bestrider kan du välja att ta ärendet vidare till tingsrätten, men det innebär ytterligare kostnader och tid.

Förebygg problemet med factoring

Alla stegen ovan handlar om att hantera problemet efter att det uppstått. Men det bästa är att slippa hamna i situationen överhuvudtaget. Med factoring utan regress säljer du fakturan till ett factoringbolag som tar över hela kreditrisken. Du får betalt direkt — vanligtvis 80–95 % av fakturabeloppet inom 24 timmar — och om kunden inte betalar är det factoringbolagets problem.

Det innebär att du aldrig behöver skicka påminnelser, anlita inkasso eller oroa dig för Kronofogden. Factoringbolaget hanterar all kreditkontroll och betalningsuppföljning. Du kan fokusera på det du gör bäst — driva ditt företag.

Kostnaden för factoring ligger typiskt på 1–3 % av fakturabeloppet. Jämför det med kostnaden för att jaga obetalda fakturor: din tid, inkassokostnader, eventuella rättsprocesser och — inte minst — risken att du aldrig får betalt alls. För de flesta företag är factoring den billigare lösningen totalt sett.

Checklista: Skydda dig mot obetalda fakturor

• Kreditkontrollera alla nya kunder innan du accepterar ett uppdrag. En snabb UC-kontroll kan avslöja betalningsanmärkningar.
• Använd tydliga betalningsvillkor. Skriv in förfallodatum, dröjsmålsränta och påminnelseavgift i varje avtal och faktura.
• Fakturera omedelbart. Ju snabbare fakturan skickas, desto snabbare kan du reagera om betalningen uteblir.
• Följ upp proaktivt. En vänlig påminnelse dagen efter förfallodatum visar att du håller koll på dina fordringar.
• Överväg factoring. Särskilt om du har återkommande problem med sena betalningar. Jämför alternativ i vår jämförelsetabell.

Sammanfattning

Obetalda fakturor kräver snabb handling. Börja med personlig kontakt, gå vidare till formell påminnelse, och eskalera till inkasso och Kronofogden om det behövs. Men det smartaste draget är att förebygga problemet. Med factoring säljer du dina fakturor direkt och eliminerar kreditrisken helt. Begär en kostnadsfri offert för att se hur mycket du kan spara.